Elden geldiğince hızlı konuşulabilir. Konuşurken karşımızdaki ile karşılıklı konuşuyormuş gibi hareket etmek gerekir. Konuştuğumuz karşımızdaymış gibi davranmak yararlıdır. Söyleneni nezaketle ve dikkat dinlenmek gerekir. Konuşanın sözünü kesmek karşılıklı konuşurken söz kesmekten daha sevimsiz bir durum yaratır. Kısa konuşmaya dikkat etmek: Telefonda mümkün olduğu kadar kısa konuşmalıdır. Bu süratle hem kendi vaktimizi ve hem de karşımızdakinin vaktini boşa harcamamış; aynı zamanda hattı da fazla bağlı tutmamış oluruz. Telefon edildiği zaman söylenecekleri kafamızda tekrarlamalı, hatta gerekiyorsa kısaca not etmeliyiz. Aksi halde bazı şeyleri unutmak ve konuşmayı uzatmak durumu doğabilir. Karşı tarafın sorabileceği soruları tahmin edip buna göre hazırlıklı olmak da faydalıdır.
ZABIT KATİPLİĞİNDE ÇIKAN YAZILI METİNLER